Michaelorstedsatahi’s Blog

August 24, 2010

internal control for cash

SISTEM PENGENDALIAN INTERN

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang

dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data

akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Tujuan system pengendalian intern menurut definisi tersebut adalah: (1) menjaga kekayaan organisasi, (2) mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, (3) mendorong efisiensi, dan (4) mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern tersebut dapat dibagi menjadi dua macam: pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian intern administrative(internal administrative control). Pengendalian intern akuntansi, yang merupakan bagian dari system pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.

Pengendalian intern administrative meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah: (1) struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, (2) sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya, (3) praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, (4) mutu karyawan yang sesuai dengan tanggung jawabnya.

Untuk menciptakan pengendalian intern dalam perusahaan, perlu dibentuk struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini: (1) harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi, (2) suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawabpenuh untuk melaksanakan seluruh tahap suatu transaksi.

Untuk menciptakan pengendalian intern dalam perusahaan, unsur yang perlu dirancang adalah wewenang dan prosedur pencatatan yang memberilan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan,utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu,dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi.Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapatdipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya,prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

Untuk menciptakan pengendalian intern, perlu dirancang berbagai metode untuk

Merekayasa praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:

(1)penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang, (2) pemeriksaan mendadak (surprised audit), (3) setiap transaksi tidak boleh

dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang atau unit organisasi yang lain, (4) perputaran jabatan (job rotation), (5) keharusan pengambilan cuti oleh karyawan yang berhak, (6) secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan, (7) pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsure unsur pengendalian intern yang lain.

Untuk menciptakan pengendalian intern perusahaan, perlu diperoleh mutu karyawan yang

sesuai dengan tanggung jawabnya. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat

dipercaya, berbagai cara berikut dapat ditempuh: (1) seleksi calon karyawan berdasarkan  persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya, (2) pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan perkembangan tuntutan pekerjaannya.

Efektivitas pengendalian intern dalam suatu perusahaan dipengaruhi oleh lingkungan

pengendalian intern. Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manajer perusahaan mengfenai pentingnya pengendalian intern perusahaan. Efektivitas unsure pengendalian intern oleh atmosfer yang diciptakan lingkungan pengendalian. Lingkungan pengendalian mempunyai empat unsur: (1) filosofi dan gaya operasi, (2) berfungsinya dewan komisaris dan komite pemeriksaan, (3) metode pengendalian manajemen, (4) kesadaran pengendalian.

Pengendalian Internal

Tujuan Pengendalian Internal

1. Aktiva dilindungi dan digunakan untuk pencapaian tujuan usaha

Pengendalian internal dapat melindungi aktiva dengan mencegah pencurian, penggelapan,

penyalahgunaan, atau penempatan aktiva pada pada lokasi yang tidak tepat. Penggelapan oleh

karyawan adalah tindakan disengaja untuk menipu majikan demi keuntungan pribadi.

2. Informasi bisnis akurat

Informasi bisnis akurat diperlukan demi keberhasilan usaha. penjagaan aktiva dan informasi

yang akurat sering berjalan seiring.

3. Karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan

Unsur-unsur Pengendalian Internal

1. Lingkungan pengendalian

2. Penilaian risiko

3. Prosedur pengendalian

4. Pemantauan

5. Informasi dan komunikasi

Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan

mengenai pentingnya pengendalian.

Faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian antara lain:

· falsafah manajemen dan siklus operasi

· struktur organisasi usaha

· kebijakan personalia

Penilaian risiko

Manajemen harus memperhitungkan risiko dan mengambil langkah penting untuk

mengendalikannya sehingga tujuan dari pengendalian internal dapat dicapai. Setelah risiko identifikasi,

maka dapat dilakukan analisis untuk memperkirakan besarnya pengaruh dari risiko tersebut serta

tingkat kemungkinan terjadinya, dan untuk menentukan tindakan-tindakan yang akan meminimumkan.

Prosedur Pengendalian

Prosedur pengendalianditetapkan untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis

akan dicapai. Prosedur pengendalian tersebut antara lain:

· Pegawai yang kompeten , perputaran tugas, dan cuti wajib

· Pemisahan Tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan

· Pemisahan Operasi, pengamanan aktiva, dan akuntansi

· Prosedur pembuktian dan pengamanan

KAS

Kas meliputi uang koin, uang kertas, cek, wesel ( kiriman uang atau money orders), dan uang yang tersimpan di bank yang penarikannya tidak dibatasi. Karena mudahnya pemindahan uang, perusahaan harus merancang dan menggunakan pengendalian untuk mengamankan kas dan memberikan otorisasi terhadap transaksi kas.

Pengendalian untuk menjamin bahwa semua penerimaan kas telah disetor ke bank dan

catatan akuntansi telah benar, meliputi:

Pengendalian preventif

Prosedur melindungi kas dari penyalahgunaan dan pencurian serta mengendalikan kas

mulai dari penerimaan hingga disetorkan ke bank.

Pengendalian detektif

Prosedur yang dirancang untuk mendeteksi pencurian atau penyalahgunaan kas.

Pengendalian detektif juga bersifat preventif.

Pengendalian atas Penerimaan Kas ( Control of Cash Receipt)

Salah satu dari pengendalian terpenting untuk melindungi kas yang diterima dari bagian

penjualan adalah register kas. Slip pembayaran (remittance advice) merupakan pengendalian preventif atas kas yang diterima melalui pos. pemisahan tugas antara pemegang kas juga merupakan pengendalian preventif.

Pengendalian kas dari penjualan tunai untuk memastikan bahwa jumlah kas yang diterima dari penjualan harus sama dengan hasil penjualan. Kesalahan pencatatan penjualan tunai atau dalam memberikan uang kembalian bisa menyebabkan uang yang ada berbeda dengan uang yang seharusnya. Perbedaan semacam ini harus disesuaikan/dicatat ke akun kelebihan/kekurangan kas (Cash short and over).

Contoh:

Penjualan barang dagangan $ 12,000. Tetapi, kas yang ada di kasir hanya $ 10,000.

Jurnal:

Cash 10,000

Cash Short and Over 2,000

Sales 12,000

Penjualan barang dagangan kepada. $5,600. Tetapi, kas yang ada di kasir $ 6,000

Jurnal:

Cash 6,000

Cash Short and Over 400

Sales 5,600

Pengendalian Pembayaran Kas (Control of Cash Payments)

Pengendalian atas pengeluaran kas dimaksudkan untuk :

 Menjamin bahwa pembayaran dilakukan hanya untuk transaksi yang terotorisasikan

 Memastikan kas digunakan secara efisien.

Sistem voucher adalah serangkaian prosedur untuk melakukan otorisasi dan mencatat

kewajiban serta melakukan pembayaran kas. Sistem voucher menggunakan voucher, arsip untuk

voucher yang belum dibayar, dan arsip untuk voucher yang telah dilunasi.

Contoh pengendalian pembayaran kas lainnya: pengendalian atas pembayaran dengan cek,

pengendalian terhadap pembelian, pengendalian terhadap persetujuan pembayaran, dan pengendalian melalui rekening kas di bank.

Rekening Bank

Formulir yang digunakan dalam rekening bank adalah kartu spesimen tanda tangan, formulir setoran, cek dan catatan atas cek yang ditarik. Setiap bulan, bank biasanya mengirimkan laporan bank (rekening koran) kepada pemegang rekening yang mengikhtisarkan semua transaksi pada bulan tersebut. Laporan bank ini memungkinkan perusahaan untuk membandingkan transaksi kas pada pembukuan perusahaan dengan catatan bank.

Rekonsiliasi Bank

Bagian pertama dari rekonsiliasi bank dimulai dengan saldo kas menurut laporan bank. Saldo ini disesuaikan terhadap perubahan yang dilakukan deposan terhadap kas yang belum terlihat pada laporan bank dan kesalahan bank. Bagian kedua dimulai dengan saldo kas menurut pembukuan deposan. Saldo ini disesuaikan terhadap perubahan kas yang dilakukan oleh bank namun belum dimasukkan dalam pembukuan deposan dan terhadap kesalahan deposan. Saldo yang disesuaikan untuk keduan bagian tersebut harus sama.

Informasi yang dihasilkan oleh bagian pertama rekonsiliasi bank tidak memerlukan ayat jurnal

dalam pembukuan deposan. Akan tetapi, hal-hal yang terdapat pada bagian kedua rekonsiliasi bank perlu dijurnal dalam pembukuan deposan.

K as Kecil ( petty cash)

Dana kas kecil bisa digunakan perusahaan untuk melakukan pembayaran kecil yang sering terjadi. Dana kas kecil ditempatkan di bawah pengawasan karyawan tertentu yang memberikan otorisasi atas pembayaran dari dana tersebut. Secara periodik atau apabila jumlah uang dalam dana tersebut telah menurun ke jumlah minimum, maka pengisian kembali dana dapat dilakukan.

Jurnal:

Pembentukan dana kas kecil

Petty cash xxx

Cash xxx

Penggantian kas kecil

Office supplies xxx

Store supplies xxx

Miscellaneous expense xxx

Cash xxx

Menaikkan dana kas kecil

Petty cash xxx

Cash xxx

Penurunan dana kas kecil

Cash xxx

Petty cash xxx

Kas disajikan sebagai aktiva pertama pada seksi aktiva lancar dari neraca. Perusahaan yang telah menanamkan kas yang berlebih dalam investasi yang sangat likuid biasanya melaporkan Kas dan setara Kas pada neraca.

Leave a Comment »

No comments yet.

RSS feed for comments on this post. TrackBack URI

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Create a free website or blog at WordPress.com.

%d bloggers like this: